Отказ от наличных в оплате топлива и переход на топливные карты дают транспортным компаниям прозрачность расходов, их сокращение за счет скидок и возврата части налогов. Собрали в этом материале все самое важное о топливных картах.
Кратко. Выбирать карты надо исходя из особенностей перевозок
- Топливные карты — выгода, прозрачность расходов, облегчение бухгалтеру и дисциплина для водителей.
- Но чтобы было действительно выгодно, надо подбирать карту отталкиваясь от особенностей своего автопарка.
Дальше — с подробностями.
Выгода топливных карт
Топливные карты дают компаниям-перевозчикам лицам ряд преимуществ.
Экономия средств. По картам предоставляются скидки на топливо или кэшбек в размере до 1 рубля с каждого литра. Универсальные топливные карты предлагают доступ к более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ, что позволяет перевозчикам выбирать заправки с минимальной ценой топлива.
Управление расходами и отчетность. Операторы топливных карт предоставляют электронный документооборот, смс-информирование, интеграцию с IT-системами системами перевозчика (TMS, ERP, 1C) для эффективного контроля расходов и управления картами. Бухгалтеру не надо собирать все кассовые чеки у водителей — заправки по всем картам оператор карт собирает в один отчет. Операторы карт предоставляют рассрочку оплаты, что удобно для избежания кассовых разрывов.
Оптимизация налогов. Некоторые карты предлагают возможность возврата НДС, что может значительно снизить расходы на топливо. Для этого операторы топливных карт предоставляют клиентам счета-фактуры, акты приема-передачи ГСМ, накладные. Для возврата части уплаченного НДС перевозчик должен подать в налоговую декларацию с суммой НДС к возврату и заявление на уменьшение налога на сумму входящего НДС. К которому надо приложить путевые листы и акты списания ГСМ.
Гибкость и удобство использования. Предлагаются пластиковые и виртуальные варианты топливных карт. Виртуальную карту не потеряет водитель — это приложение в его телефоне. Водители на некоторых АЗС могут даже не покидать машину во время заправки. А у руководства компании есть контроль и управление картами через мобильное приложение, в которых есть аналитика расходов по каждой карте.
Безопасность и контроль. У перевозчика есть возможность установки лимитов расходов по карте. Системы оповещают о подозрительных транзакциях и дают возможность блокировки карты в случае несанкционированного использования.
Дополнительные услуги. Некоторые карты предлагают возможность оплаты не только топлива, но и дополнительных услуг, таких как шиномонтаж, автомойка или покупка товаров на АЗС — антифриза, омывайки, AdBlue. Эти расходы тоже можно учесть при возврате НДС.
Некоторые карты предлагают услугу проверки штрафов ГИБДД, но все таки это дело лучше доверять сервисам, «заточенным» на поиск штрафов не только в базе ГИБДД но и ведомствах, которые штрафуют за ПЛАТОН, перегруз и негабарит, проезд по платным трассам без оплаты или без пропусков. Таким сервисом для компаний-перевозчиков является Parkmon. Проверьте автомобильные штрафы бесплатно.
Какие бывают топливные карты
Универсальные топливные карты. Пользователи таких карт могут пользоваться более широкой сетью АЗС разных партнёров по всей стране. Например владельцы карт «Вездеход» могут заправиться примерно на 13 000 автозаправках — как крупных нефтекомпаний, так и региональных сетевых АЗС и на одиночных станциях. При этом, пользователь карты заливает топливо дешевле, чем другие водители, благодаря договоренностям между оператором топливной карты и владельцем колонки.
Брендовые топливные карты. Предлагаются крупными нефтяными компаниями и ориентированы на их АЗС, например это карты от «Газпром», «Лукойл» и «Роснефть». Их важные конкурентное преимущество — контроль качества топлива по корпоративным стандартам и скидки бывают до 10% что больше, чем у универсальных карт. Но количество доступных АЗС меньше — например у НК «Роснефть» в 61 регионе России, в Республике Беларусь, на территории Абхазии и в Киргизии суммарно 2 900 станций.
Топливные карты для юрлиц и ИП: в каждом регионе есть выбор
| Карта | Система скидок | Выгода | Покрытие сети АЗС |
| Автокард | гибкая, индивидуальная | возмещение НДС | более 4000 АЗС в РФ и за границей |
| Алиот Плюс | зависит от объемов потребления | возмещение НДС | более 3700 станций в России и за рубежом |
| Астра | до 4% | нет неснижаемого остатка | более 8000 АЗС в России, СНГ и ближнем зарубежье |
| Башнефть | по тарифной сетке | от 6% | Российская Федерация |
| БН-Карт | индивидуальная | возмещение НДС 18% | широкая сеть – более 6000 АЗС |
| Вездеход
ППР (Петрол Плюс) |
до 10% | до 30% | более 11 000 заправок в РФ |
| Газойл | есть | фиксированная цена | 187 станций в СФО |
| Газпром | индивидуальная | до 10% | 486 АЗК в России |
| Газпромнефть | до 10% | зависит от схемы расчета | Россия и страны СНГ |
| Ирбис | индивидуальная | начисление бонусов | 4500 АЗС по России, включая партнеров |
| Кардекс | 18% НДС | до 30% | 10 665 заправок в РФ и за рубежом |
| КНП | индивидуальная | зависит от расходов | Красноярский край, Республика Хакасия |
| Лукойл | индивидуальная | до 40% | более 3000 заправок в РФ и за рубежом |
| Нефтьмагистраль | бонусная | до 25% | 4000 заправок, включая партнеров |
| ПитерОйл | фиксированная | возмещение НДС | РФ и ближнее зарубежье |
| Псковнефтепродукт | отменена | фиксированная цена | базовые АЗС в ЦФО и СЗФО |
| ПТК | 50 копеек/литр | фиксированная цена | СЗФО |
| Роснефть | 5% | до 25% | 4737 станций в РФ |
| Руспетрол | есть | 20-30% | широкая сеть АЗС |
| Скала | зависит от объемов потребления | оптимизация расходов | широкая сеть АЗС в России и странах ближнего зарубежья |
| Сканойл | гибкая | кредитная линия | 3554 станции в РФ, Беларуси, Казахстане |
| ТАИФ-НК | нет | зависит от объема потребления | Татарстан, Удмуртия, Кировская, Ульяновская, Самарская области |
| Татнефтепродукт | гибкая | до 18% | более 1000 станций по всей России |
| Татнефть | индивидуальная | зависит от расходов | РФ, Украина, Беларусь |
| ТНК | есть | зависит от расходов | 406 АЗС по всей России |
| Юникард-Ойл | есть | от 15 до 20% | более 5000 заправок в РФ |
| Aris | есть | зависит от условий оплаты | обширная сеть АЗС |
| Atan | индивидуальная | зависит от расходов | Республика Крым |
| BP Plus | нет | до 25% | 120 заправок в ЦФО и СЗФО |
| Compas | до 3% или 40 коп. с литра | возврат НДС | Роснефть, Башнефть, Газпром, АТАН, ТНК, Прогресс |
| E100 | гибкая | возврат НДС | более 14 000 заправок в Европе и Азии |
| EKA | гибкая | возмещение НДС | Москва и Московская область |
| GPC Rus | индивидуальная | зависит от расходов | более 12 000 станций по России |
| Masters | нет | от 10 до 30% | более 12 000 станций в РФ и СНГ |
| Neste | есть | возмещение НДС | 249 АЗС в РФ, Литве, Эстонии, Латвии |
| OKKO | есть | зависит от условий оплаты | более 400 АЗК на Украине |
| Shell | есть | от 6 до 17 % | по всему миру |
| TES | нет | зависит от объема топлива | Республика Крым |
Как выбрать топливную карту. Популярные топливные карты для юрлиц
Руководителю транспортной компании при переходе на топливные карты следует учитывать особенности предложений операторов карт, которые влияют на эффективность и экономию средств. Собрали 10 ключевых критериев, по которым надо выбирать топливную карту.
- Какие АЗС на маршрутах. Если автопарк ездит по одним и тем же маршрутам мимо заправок одного бренда, лучше подбирать карту этого бренда. Если машины ездят между городами, где мало АЗС крупных игроков, то перевозчику надо искать карты, открывающие доступ к заправкам разных брендов по всем регионам.
- Стоимость топлива и системы скидок. Надо сверять как соотносится цена топлива, предлагаемая оператором топливной карты, с ценой, действующей на заправке для обыкновенных покупателей. Не исключено, что оператор карты ее завышает, а его скидка приводит к обычной цене на АЗС. Также надо оценивать системы скидок, включая прямые скидки за литр топлива, спеццены за выкупаемый тоннаж топлива всем автопарком, сезонные акции и возможность накопления скидок.
- Возможности личного кабинета. Наличие функций для установки лимитов расходов, мониторинга транзакций в реальном времени и доступа к финансовым отчетам через личный кабинет является важным для эффективного управления.
- Интеграция с бизнес-системами. Карты, которые могут интегрироваться с существующим программным обеспечением управления вашей компании, например, с «1С», «Диадок» или «СБИС», представляют дополнительную ценность за счет оптимизации процессов.
- Отсрочка платежа или овердрафт. Некоторые карты предоставляют возможность кредитования или отсрочки платежа, что способствует управлению денежными потоками.
- Прозрачность и контроль над расходами. Важно, чтобы в функционале карт были возможности блокировки или разблокировки карт, регулировка лимитов для контроля над расходами на топливо.
- Стоимость обслуживания и надежность оператора карт. Важна стоимость услуг оператора, отсутствие скрытых платежей, навязанных услуг и взимание платы за сервисы, которые у их конкурентов бесплатны. Надо обращать внимание на репутацию оператора и отзывы других перевозчиков. После заключения договора важно отслеживать по финансовым документам, не изменились ли расценки на услуги оператора, на топливо и другие сервисы.
- Удобство. Карты должны быть просты в использовании и управлении.
- Налоговый вычет и отчетность. Надо выбирать карты, позволяющие вычитать НДС и предлагающие электронную или бумажную отчетность, чтобы упростить бухгалтерский учет и подачу налогов.
- Клиентская поддержка и личный менеджер. Доступ к круглосуточной клиентской поддержке и личному менеджеру может помочь быстро решить любые возникающие проблемы и вопросы.
