Это обязательный документ, если компания предоставляет корпоративный автомобиль своему сотруднику. В этой статье рассказываем, почему приказ о закреплении машины за работником важен, что в нем должно быть и как его правильно оформить.
Кратко. Обязательно нужен, если компания дорожит своими авто
- Фактически компания возлагает на работника матответсвенность за сохранность и работоспособность автомобиля.
- Важно для повышения дисциплины водителя и сохранности авто.
А теперь детальнее.
Почему приказ важен для компании
Законодательство не требует обязательно составлять этот документ. Но он выгоден для компании-собственника ТС.
- Важен для распределения машин между работниками и контроля за автопарком
- Нужен для контроля целевого использования служебного автомобиля
- Пригодится при «разборе полетов» с водителем в случае ЧП: аварии, краже, повреждении авто
Приказ о закреплении автомобилей за сотрудниками компании — это правовое перекладывание с собственника автомобиля на работника ответственности за сохранность имущества, то есть транспортного средства.
Каждый автомобиль можно закрепить за одним работником или группой лиц: за водителем, механиком, руководителем автопарка.
Важно! К одному автомобилю можно прикрепить не более четырех водителей. При этом один водитель может нести ответственность не более чем за три автомобиля.
Если по вине сотрудника, за которым закреплен автомобиль, ТС окажется неисправным, то компания вправе взыскать материальный ущерб с этого работника. Или группы специалистов, за которыми закреплена эта машина.
Как оформить приказ о закреплении автомобиля за сотрудником организации
Унифицированного бланка приказа о закреплении машины нет. Оформить документ можно в произвольной форме или по шаблону, принятому в компании.
В качестве обоснования для приказа достаточно формулировки «Для надлежащей эксплуатации автомобиля и обеспечения его сохранности приказываю…»
Далее в приказ закрепления автомобиля за водителем, скачать который можно в этой статье, следует указать данные о ТС:
- Марку и модель
- VIN номер или номер шасси
- Государственный регистрационный знак
Также в приказе следует идентифицировать работника, за которым закрепляется машина:
- ФИО
- Должность сотрудника, за которым закрепляется автомобиль;
- Данные о работнике, который будет замещать основного водителя во время отпуска или болезни, и который в эти периоды будет отвечать за машину
Если опись передаваемого ТС и документов не включены в основной текст приказа, то обязательно следует указать приложения к документу, среди которых обязательно акт передачи с указанием технического состояния.
При необходимости текст приказа можно дополнить — написать о сроке действия приказа, о порядке передачи ТС другому водителю, порядке ведения журналов учета.
Скачать приказ о закреплении автомобиля за работником в ворде.
Акт передачи автомобиля водителю
Компания должна передать автомобиль под ответственность водителю по акту, в котором следует объективно перечислить
- Собственно ТС
- Его оборудование
- Комплектацию
- Техсостояние и повреждения
- Оценочную стоимость каждой позиции
- Перечень документов, которые передаются работнику вместе с авто.
Скачать акт приема-передачи автомобиля водителю в ворде.
Содержимое акта компания может модифицировать под свою специфику и тип автомобиля, жестких требований к форме этого документа нет. Важно его составить так, чтобы компания по этому документу получила обратно все, что передала водителю. И в рабочем состоянии.
Акт передачи возможно включить в текст приказа или выпустить в виде приложения к приказу и упомянуть акт в приказе. Под актом должны подписаться работник и представитель работодателя — либо руководитель, подписавший приказ, либо лицо, уполномоченное в приказе на передачу ТС.
Срок хранения приказа
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом прекращения его действия приказ следует хранить 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Закрепление автомобилей приказом повышает дисциплину
Водители будут более ответственно относится к сохранению автомобилей как во время движения, так и на парковках — не оставлять их без сигнализации или в местах, не предназначенных для длительной парковки.
Также они будут более аккуратно их эксплуатировать, что отразится количестве ремонтов.
Постоянно контролировать дисциплинированность водителей можно с подпиской на Parkmon — сервис поиска и оплаты штрафов для компаний со своим автопарком. Кроме дорожных штрафов в ежедневном отчете клиенты Parkmon получают информацию о задолженностях за проезд по ЦКАД и ПЛАТОН, действии пропусков МКАД. Там же можно проверить водителей — действительность ВУ и категорий, лишения, штрафы.
