Электронная транспортная накладная: как это работает

В чем преимущества электронной транспортной накладной для перевозчика разобрали в этой статье.

Кратко. Бухгалтеру удобно

• Проще вести внутренний учет и получать бухгалтерскую «первичку».
• Легче отчитываться перед налоговой — не надо предоставлять кучу бумажных ТТН.

Дальше — подробности.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): что это, зачем и кому нужна

Электронная накладная (ЭТрН) — это перевозочный документ в виде файла, сформированный в специальной программе. Электронная накладная, заверенная электронной подписью (ЭЦП), подтверждает перевозку груза. Все участники грузоперевозки на любом этапе имеют доступ к ЭТрН и могут посмотреть, в какой стадии находится груз.

К электронным транспортным накладным, которые автоматически размещаются в ГИС ЭПД, есть доступ у ФНС, Минтранса, Ространснадзора, Минцифры, МВД. Это упрощает проверки контролирующих органов и должно снизить нагрузку на бизнес.

Для кого обязательна электронная транспортная накладная

Использовать ЭТрН можно только при автомобильных грузоперевозках. При этом электронную накладную можно выпустить, только если её согласны поддержать поставщик товара, логистическая компания и получатель груза. Если один из них не поддерживает электронный документооборот, то придётся использовать бумажную накладную.

В отношении одной перевозки нельзя сочетать способы оформления транспортной накладной — электронный и бумажный, но в целом можно совмещать бумажный документооборот перевозочными документами с электронным.

Важно! Нужно избегать задваивания документооборота — не дублировать бумажную транспортную накладную электронной и наоборот.

Пока что использование только электронных накладных не является обязательным. Но учитывая вектор на цифровизацию экономики, перевозчикам уже пора изучать, что такое ЭТрН и как это работает.

Как работает электронная накладная

• Грузоотправитель оформляет ЭТрН в своей учетной системе и направляет ее перевозчику и грузополучателю. Подписывает свой раздел квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через оператора передаёт накладную контрагентам.
• Перевозчик принимает или не принимает груз к перевозке и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и грузополучателю.
• Грузополучатель принимает или не принимает груз и направляет соответствующее уведомление грузоотправителю и перевозчику.
• Перевозчик направляет уведомление грузоотправителю и грузополучателю о передаче или непередаче груза грузополучателю. В случае частичной выгрузки груза грузоотправитель может внести сведения о переадресовке (возврате) и о замене водителя и (или) ТС. При необходимости перевозчик вносит информацию о корректировке стоимости перевозки и направляет ее на согласование грузоотправителю.

Обмен перевозочными документами происходит между участниками перевозки последовательно, каждый контрагент подписывает только свои файлы обмена (титулы).

Как создать электронную транспортную накладную

Порядок составления транспортных накладных зафиксирован в Постановлении Правительства № 2200.

Электронная накладная оформляется и отправляется через оператора ЭПД — например, 1С-ЭПД, Контур, Сбис или Такском. Выбрать можно из списка на сайте ФНС.

Важно! Выбирая оператора ЭПД и его программу транспортным компаниям необходимо провести тестовую эксплуатацию, чтобы убедиться, что роуминг между разными операторами грузоотправителя, перевозчика и получателя работает. И все участники цепочки имеют доступ к цифровой накладной.

Чем больше настроенных соединений у оператора ЭПД с другими операторами системы, тем больше вероятность, что электронный документооборот будет работать при появлении новых контрагентов или участников перевозки.

Оформленная накладная регистрируется в ГИС ЭПД — электронной федеральной системе. Она отвечает за обмен, сохранность и трекинг информации, связанной с грузами, транспортными средствами, маршрутами и участниками грузоперевозок.

Форма электронной транспортной накладной

Содержание электронной транспортной накладной утвердила Федеральная налоговая служба.

В ЭТрН надо вносить те же сведения, что и вносятся в обычную бумажную накладную.

• Номер документа, дату и время его создания.
• Данные участников перевозки.
• Наименование груза и его характеристики.
• Информация о сопроводительных документах на товар.
• Дата и время приёма и выдачи груза.
• Сведения о транспортном средстве и водителе.
• Данные о том, происходила ли смена водителя и автомобиля во время доставки груза.
• Стоимость перевозки.

Титулы, которые заполняют участники перевозки, фактически отражают этапы перемещения груза, за которые они отвечают.

При необходимости в документ можно добавить опциональные титулы.

Что делать, если грузоотправитель допустил ошибку в ЭТрН?

Грузоотправитель заполняет Титул 1, в котором — все основные сведения о перевозке, поэтому этот раздел нужно заполнять очень внимательно. Но от ошибок никто не застрахован.

• Если титул ещё не подписан, можно отредактировать данные.
• Если титул подписан и ошибка содержится не в ключевом поле, надо сформировать исправленный титул и подписать его.
• Если титул подписан и ошибка допущена в ключевом поле, надо создать новый документ. Сведения о старой электронной накладной сохранятся в ГИС ЭПД.

Можно ли вносить корректировки в ЭТрН после подписания и какие данные можно изменять?

Участники перевозки могут исправить ЭТрН по своему желанию или по требованию оператора ГИС ЭПД. Если корректировка происходит по инициативе оператора, внести правки в накладную нужно в течение пяти дней.

Нужно ли водителю подписывать ЭТрН?

Водителям не обязательно подписывать ЭТрН. Электронную накладную нужно заверять с помощью электронной подписи перевозчика — компании или ИП. Водитель может подписать ЭТрН, только если у него есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и доверенность от руководства компании или ИП. При погрузке или разгрузке водитель может связаться с менеджером своей транспортной компании, который подпишет титул удаленно.

Как перейти на электронные транспортные накладные

1. Выбрать сертифицированного оператора ЭПД, который займется направлением ваших накладных, он установить свою программу электронного документооборота на компьютеры, планшеты, телефоны.
2. Оформить ответственным сотрудникам электронные подписи — квалифицированные (КЭП) и простые (ПЭП). Крупные операторы предлагают оформление электронных подписей в пакете услуг.
3. Обеспечить своих сотрудников смартфонами или планшетами для доступа к ЭТрН .
4. Подготовить соглашения об обмене электронными документами. Их надо заключать между контрагентами — отправителями, перевозчиками, получателями, которые сипользуют простые электронные подписи (ПЭП). За основу документа можно взять эту форму соглашения. Для пользователей, использующих усиленные квалифицированные подписи (УКЭП), соглашение не нужно.

Какие плюсы у электронных транспортных накладных

• Экономия бумаги, даже если в накладной 100 товарных позиций. Не надо распечатывать 3 экземпляра — для перевозчика, водителя, грузополучателя.
• Ответственное за составление накладной лицо не обязательно должно работать на складе отгрузки. Этот специалист может составить накладную откуда угодно.
• Водитель или экспедитор не потеряет цифровую накладную.
• Есть возможность вносить изменения в накладные и исправлять ошибки.
• Водитель может предъявить инспектору ГИБДД распечатку электронной накладной или QR-код. Отсканировав его сотрудник полиции откроет накладную онлайн.
• Грузоотправитель и получатель всегда знают, в какой стадии находится перевозка и не будут попусту тревожить транспортную компанию.
• Отправитель, перевозчик и получатель всегда получит заполненный экземпляр накладной по завершении перевозки. Бухгалтеры будут рады.
• Электронная транспортная накладная может выполнять и функцию первичного учетного документа, если будет содержать финансовые сведения. Эти поля не являются обязательными, но без них накладная не является «первичкой».
• При налоговой проверке не надо предъявлять кипу бумажных накладных — ФНС проверит все накладные в ГИС ЭПД. Опять рад бухгалтер.

Из недостатков ЭТрН считаем необходимым отметить:

• Необходимость заключения с контрагентами соглашений об электронном документообороте.
• Дополнительные расходы на оформление электронных подписей и оплату услуг оператора ЭПД.

Сколько стоит внедрение электронных транспортных накладных

Стоимость услуг операторы рассчитывают исходя из количества электронных документов, которые составит компания-клиент.

1 000 накладных в «1С» стоит 5 000 ₽, в «Контур. Диадок» — 6 500 ₽.

Стоимость оформления цифровых подписей составляет от 1 000 ₽.

Вывод

Электронная товарная накладная — документ, который водитель не потеряет, не забудет и всегда сможет предъявить инспектору ГИБДД. А значит не «привезет» штраф из рейса.

Быстро обнаруживать все новые штрафы помогает онлайн сервис Parkmon.