Обмен электронными транспортными накладными в автомобильных грузоперевозках работает уже два года, с сентября 2022 года, но вопросы у перевозчиков все равно есть. Собрали в этой статье все самое главное про ЭТрН.
Кратко. Удобный и безопасный аналог бумажной накладной
- Электронная накладная проходит автоматические проверки, что минимизирует налоговые риски
- Если не заполнить два пункта в накладной, то она не будет считаться бухгалтерской «первичкой»
- Быстрый обмен данными — это быстрые взаиморасчеты
- Экономия на бумаге и не надо годами хранить килограммы документов
- Накладная нужна всегда. Если ее нет, тогда штраф или долгие разбирательства в суде в случае пропажи груза
А теперь подробнее.
Надо ли дублировать ЭТрН на бумаге
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это аналог, но не дубликат бумажной транспортной накладной. ЭТрН имеет такую же юридическую силу, как бумажная накладная — это документ, предназначенный для оформления перевозки грузов.
ЭТрН подтверждает факт заключения договора на транспортные услуги и расходы на доставку товаров, а также фиксирует условия перевозки в соответствии с Правилами перевозок грузов автотранспортом.
Важно! Если транспортная накладная была оформлена в бумажном виде, её нельзя перевыставлять в электронном виде. То же касается и обратной ситуации. Дублирование документов осложнит ситуацию при спорах с контрагентами, налоговых и иных проверках, поскольку придется устанавливать какой из вариантов — бумажный или электронный — является подлинником транспортной накладной.
Перевозчик может распечатать копию электронной накладной для водителя, чтобы тот мог предъявить ее номер при проверке на дороге.
Можно ли не оформлять электронные транспортные накладные
Применение ЭТрН остается в 2024 году добровольным. Однако Минтранс планирует после 2024 года осуществить обязательный переход на электронные транспортные накладные.
Электронную накладную не надо оформлять если:
- груз доставляет сам продавец, при этом доставка включена в стоимость товара;
- покупатель везет товар своим транспортом.
Но ТН (электронная или бумажная) обязательно нужна, если:
- товар везет транспортная организация, и не важно, кто заказчик перевозки — продавец или покупатель;
- груз перевозит продавец, при этом стоимость доставки выделена в договоре отдельно.
То есть основания для применения или неприменения ЭТрН такие же, как и для бумажной накладной.
Как заполнять ЭТрН, чтобы она считалась бухгалтерской «первичкой»
Форма электронной транспортной накладной состоит из 8 титулов — файлов обмена:
- четыре обязательных — формируют базовый сценарий: погрузку и выгрузку;
- два опциональных — грузоотправитель и перевозчик заполняют их, когда хотят использовать документ в качестве первичного учётного и в дальнейшем не заполнять УПД;
- два дополнительных — заполняются, если происходит переадресация, смена водителя и/или транспортного средства.
| Этап | Номер титула | Кто подписывает | Какие сведения включает |
| Обязательные титулы транспортной накладной | |||
| Погрузка | 1 | Грузоотправитель | О сторонах перевозки, условиях договора, сведения о водителе, грузе и сопроводительных документах |
| 2 | Перевозчик | О состоянии груза на его приёме к перевозке | |
| Выгрузка | 3 | Грузополучатель | О приёме товара от перевозчика, состоянии груза |
| 4 | Перевозчик | О сдаче груза получателю | |
| Опциональные титулы транспортной накладной | |||
| Фиксация стоимости | 5 | Перевозчик | О финальной стоимости перевозки |
| 6 | Грузоотправитель | ||
| Дополнительные титулы | |||
| 7 | Перевозчик | Об изменении грузополучателя либо его адреса | |
| 8 | Перевозчик | О смене водителя или транспортного средства | |
Все титулы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) представителя компании, участвующей в перевозке.
Электронная транспортная накладная является первичным бухгалтерским документом, который подтверждает заключение договора на перевозку и расходы на логистические услуги, если в ее составе есть два файла обмена — это титулы 5 и 6, которые в иных случаях не являются обязательными:
- файл обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки (первичный учетный документ о факте хозяйственной жизни (информация перевозчика)), состоящей из сведений о выполнении перевозки, о стоимости перевозки груза (установленной плате), порядке расчёта платы за перевозку груза;
- файл обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки (первичный учётный документ о факте хозяйственной жизни (информация грузоотправителя)).
Без этих двух файлов в ЭТрН недостаточно реквизитов, чтобы соответствовать требованию к реквизитному составу первичного учётного документа.
Как происходит обмен ЭТрН
Электронный документооборот между участниками перевозки реализуется через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), получивших специальное разрешение Минтранса.
Важно, чтобы все участники перевозки груза были подключены к ЭДО, обмен электронными накладными поддерживают все основные операторы электронного документооборота. Если хотя бы один участник цепочки отправитель-перевозчик-получатель не поддерживает ЭДО, то транспортную накладную придется оформлять в бумажном виде.
У документооборота с электронной транспортной накладной есть несколько обязательных действий.
- Грузоотправитель создаёт ЭТрН в своей учётной системе или специальном сервисе, заверяет соответствующий титул УКЭП.
- Оператор ЭДО проверяет ЭТрН. Если обнаружатся ошибки, оператор сообщит о них грузоотправителю, который должен сформировать и отправить новый корректный документ. А если ошибок нет, оператор направит его в ГИС ЭПД.
- ГИС ЭПД сверяет сведения из поступившего файла с данными, полученными от других участников документооборота. После того как файл появится в ГИС, он станет доступным всем участникам перевозки.
- Водитель с планшета либо со смартфона подтверждает приемку груза через СМС, пароль и т.д.
- Перевозчик с помощью УКЭП подтверждает, что водитель принял груз, .
- Получатель принимает груз и подписывает свой титул УКЭП.
- Перевозчик подтверждает передачу груза.
- Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика УКЭП и завершает документооборот.
Участники перевозки могут просматривать и скачивать из сервиса оператора оригиналы ЭТрН, которые они подписывали.
Важно! ЭТрН обязательно должна сопровождать товарная накладная. Её не нужно передавать в ГИС ЭПД, обмен происходит только между продавцом (грузоотправителем) и покупателем (грузополучателем) в обычном сервисе ЭДО.
Плюсы и минусы перехода на электронные накладные
Переход на ЭТрН может быть удобен и выгоден компаниям оказывающим логистические, экспедиторские, транспортные услуги, крупным грузоотправителям и грузополучателям, организациям, активно применяющим ЭДО.
Цифровую накладную проще составлять, исправлять и передавать получателю. Не нужно ждать, пока бумагу довезет водитель. Ошибки можно исправить онлайн с любого устройства, без необходимости перепечатывать накладную.
Плюсы
- Высокая скорость обменам накладными с контрагентами и контролирующими органами.
- Простое и быстрое создание транспортной накладной.
- Сокращение ошибок ручного ввода данных и влияния человеческого фактора при обработке накладных.
- Возможность внесения исправлений в документы после начала перевозки.
- Возможность отслеживания маршрута движения груза.
- Ускорение получения денег за перевозку, поскольку не нужно пересылать бумажные накладные с водителем или почтой грузоотправителю.
- Сокращение расходов на печать, доставку и хранение бумажных документов.
- Безопасное и удобное хранение документов в электронном архиве.
Минусы
- Возможна плохая совместимость разных систем ЭДО. Если участники перевозки пользуются услугами разных операторов, то ЭДО между ними затруднен. Следует выбирать оператора ЭДО, у которого налажен роуминг с максимальным количеством сторонних систем ЭДО.
- Если хотя бы один участник логистической цепочки не использует ЭДО, тогда остальным придется работать с бумажными накладными.
Как перейти на ЭТрН
- Подключиться к сервису ЭДО, который позволяет обмениваться ЭТрН. Реестр операторов ЭДО формирует Минтранс.
- Оформить электронные подписи участникам грузоперевозки. Специалисты оператора ЭДО подскажут, какие ЭП потребуется оформить.
- Заключить со всеми участниками грузоперевозки соглашения об обмене электронными документами .
- Обеспечить для работы с сервисом ЭДО: водителей — смартфонами или планшетами, работников склада — планшетами или компьютерами с доступом в систему ЭДО.
Как инспектор ДПС проверит электронную накладную
С 2022 года инспекторы госавтоинспекции могут проверять электронные перевозочные документы по базе ГИС ЭПД.
Водителю достаточно сообщить инспектору номер электронной накладной.
Если у водителя нет этого номера — в телефоне не установлено приложение электронного документооборота, или телефон не соединяется с интернетом, то инспектор ДПС может проверить накладную в ГИС ЭПД по номеру автомобиля.
Управление ТС без товарно-транспортных документов, к которым относится транспортная накладная наказывается предупреждением или штрафом в 500 ₽.
Важно! Советуем перевозчикам всегда составлять транспортные накладные. Отсутствие накладной усложняет доказательство факта передачи груза при разбирательствах с просрочкой доставки или потерей части или всего груза одним из участников логистической цепочки.
