Какие документы по учёту ГСМ должен оформлять бухгалтер, как вести учёт горючее в компании и как списывать топливо по путевым листам — собрали в этой статье.
Кратко. Без контроля за топливом компанию ждут убытки
- Даже если у компании есть только один автомобиль, который используется исключительно для собственных нужд, то учет ГСМ вести обязательно
- Путевой лист — основа учета ГСМ
- Важно в документах правильно фиксировать движение ГСМ, чтобы обосновать расходы на топливо в налоговой отчетности
Далее в деталях.
Как считать расход ГСМ
Бухгалтер определяет расход горючего на основе путевого листа. Его можно использовать в качестве первичного учётного документа. О путевых листах мы написали большую статью, там можно скачать бланк путевки.
В путевой лист дежурный механик, флит-менеджер или водитель вносят сведения о том, сколько было топлива в баке автомобиля до начала рейса, сколько осталось по завершении смены и какой у машины пробег за смену. Имея дополнительно данные о том, сколько ГСМ было выдано выдано водителю на смену, бухгалтер может определить объём использованного горючего, который надо списать.
Для этого следует сделать простые арифметические действия. Можно в столбик.
Количество литров топлива в машине перед рейсом + Количество выданного горючего — Количество топлива в баке после рейса = ГСМ, подлежащие списанию
При этом расход топлива в рейсе не должен существенно превышать утвержденные Минтрансом нормы расхода топлива для разных марок автомобилей. Иначе налоговая посчитает, что компания завышает расходы. Также эти нормы и порядок расчета израсходованного топлива следует применять компаниям, которые используют свой бланк путевого листа, в котором нет сведений об объемах ГСМ, а только количество километров, которые машина проехала за смену.
Важно! В этом документе Минтранса нет машин, старше 2008 года, а также ряда марок. Например, китайских машин. Но это рекомендательный документ, на который следует ориентироваться. И компаниям, в автопарке которых работают китайские машины, при нормировании расхода следует придерживаться техдокументации на ТС. Это допускает Минфин в письме № 03-03-06/4/61 от 22.06.2010 г .
Бухгалтерский учет ГСМ в 1С
- Бухучёт ГСМ следует вести по фактической стоимости литра топлива по правилам Федерального стандарта бухгалтерского учета (ФСБУ) 5/2019 «Запасы».
- Счёт бухгалтерского учёта в 1С — 10. Если автопарк большой и кроме расходов на ГСМ есть закупки других материалов, то можно для ГСМ добавить субсчёт 10.3.
- Списание ГСМ возможно по одному из вариантов
- по средней себестоимости: стоимость остатка горючего сложить со стоимостью поступившего, а сумму разделить на общее количество остатка и поступления ГСМ;
- по себестоимости запасов, купленных раньше по времени.
- Для списания использованных ГСМ бухгалтеру надо
- вначале рассчитать, сколько израсходовано топлива — фактически или по нормативу
- затем умножить количество израсходованных ГСМ на среднюю себестоимость единицы топлива или на себестоимость запасов.
Пример. Расчет себестоимости ГСМ для легкового автомобиля Ауди (объем двигателя 2.4 л, топливо — бензин)
В октябре компания-собственник закупила 120 литров бензина АИ-98 по цене 80 ₽. При этом у компании на начало месяца был остаток бензина той же марки в количестве 20 литров по средней себестоимости 79 ₽. Учёт ГСМ в компании ведётся по средней себестоимости.
В таблице ниже представлен учёт ГСМ в бухгалтерии (проводки при поступлении бензина):
Расчёт средней себестоимости списания ГСМ за январь: (20 л × 79 ₽ + 120 л × 80 ₽) / (20 л + 120 л) = 79,86 ₽.
Как списать ГСМ
Пример с Ауди. Списание по фактическому расходу.
По данным в путевом листе до начала рейса в бензобаке Ауди было 10 л, на заправке было выдано 45 л, после возвращения машины остаток топлива — 19 л. Кстати, о преимуществах использования топливных карт для корпоративных автопарков читайте нашу большую статью.
Расчёт фактического использования ГСМ: 10 + 45 – 19 = 36 л.
Сумма к списанию: 36 л × 79,86 ₽ (себестоимость списания топлива) = 2 874,96 ₽.
Та же Ауди, но списание по нормативу расхода топлива.
В путевом листе записан пробег автомобиля: до рейса — 30 110 км, после — 30 440 км. Автомобиль за смену проехал 330 км.
Минтранс предлагает использовать следующую формулу для расчета расхода топлива легковыми автомобилями:
Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
где:
- Qн — нормативный расход топлива, л
- Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км). Норму для Ауди с двигателем 2,4 ищем в распоряжении Минтранса. Это 11 литров.
- S — пробег автомобиля, км;
- D — поправочный (зимний) коэффициент региона эксплуатации. Срок действия коэффициента и его % смотрим в том же распоряжении. Повышающий коэффициент для большинства регионов начинает действовать с 1 ноября, для северных субъектов — с 15 октября. Соответственно, для списания ГСМ в октябре, например в Москве или Московской области, этот коэффициент составит 1.
Рассчитываем расход бензина: 0,01 × 11 × 330 × (1 + 0,01 × 1) = 36,66 л
Сумма к списанию: 36,66 л × 79,86 ₽ (себестоимость списания топлива) = 2 927,67 ₽.
Налоговый учёт ГСМ
В налоговом учёте ГСМ должны оформляться как материальные, либо как прочие расходы.
Важно! Зависит от вида основная деятельности юрлица: если это перевозки и эксплуатация автомобилей, то ГСМ надо относить к материальным расходам. Если же компания использует машины для личных нужд, но основная деятельность не транспортная, то тогда траты на топливо — это прочие расходы.
Налоговый кодекс не ограничивает плательщиков в выборе способа нормирования расходов топлива: можно учитывать по фактическому потреблению, можно — по нормированному расчёту. Компания вправе сама решить, как ей удобнее: фиксировать расход литров использованного топлива или высчитывать, перемножая пробег автомобиля на норму расхода.
Важно! Юрлицо вправе внутренним приказом установить нормы расходов и списания ГСМ. Но в случае превышения нормы, налоговая может не засчитать эти расходы и доначислить налог на прибыль.
Как вести учёт топлива на УСН
При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) признаются любые расходы, которые
- компания понесла при своей основной деятельности для получения дохода
- экономически обоснованы
- подтверждены правильно оформленной документацией
Скачать бланк ведомости учет ГСМ.
Режим УСН позволяет снизить полученные доходы на сумму расходов, связанных с содержанием служебного транспорта.
Федеральная налоговая служба разъясняет, что для признания расходов по ГСМ при налогообложении компания обязана оплатить горючее и провести списание топлива для служебного транспорта.
