Какие документы должна оформить компания, если она передает служебные автомобили для использования в служебных целях своим сотрудникам: курьерам, торговым представителям, менеджерам по работе с клиентам или руководителям среднего звена? Надо ли оформлять путевые листы и проводить предрейсовые осмотры? Рассказываем в этой статье.
Кратко. Документов не много, но они обязательно должны быть
- Приказ
- Акт
- Положение
- А если компания не хочет оформлять путевки и проводить ежедневные медосмотры тоже есть выход.
А теперь в деталях.
Как отобразить передачу автомобиля в кадровых документах
Трудовой договор. Если договор заключается с водителем, то в нем надо указывать, что гражданин обязуется обязанность управлять автомобилем по особому распоряжению работодателя.
Если договор заключается с менеджером, представителем компании, руководителем, для которого управление машиной не является основной функцией, то в договоре рекомендуем не указывать, что он будет выполнять свои обязанности с использованием служебного автомобиля. Ниже объясним почему.
Должностная инструкция. В документе, описывающем круг обязанностей водителя, следует указывать, что он обязан управлять автомобилем по поручению руководства, соблюдать ПДД и все требования по безопасности движения, выполнять действия по сохранности автомобиля, груза или пассажиров и многое другое, напрямую связанное с дорожным движением и автоперевозками.
В должностных инструкциях руководителя, снабженца, представителя не следует указывать, что ему необходимо управлять автомобилем, соблюдать ПДД и все остальное с этим связанное. Иначе надзорные органы — трудовая инспекция или Ространснадзор — и суд усмотрят, что работник выполняет функции водителя. В инструкциях для этих работников следует описывать их основные трудовый функции — руководить, снабжать, представлять.
Штатное расписание. В штате компании могут отсутствовать водители, но при этом у бизнеса могут быть автомобили, которыми управляют сотрудники. Но и при наличии в штате водителей, частью автопарка могут управлять менеджеры.
Важно! Компания предоставляет служебный автомобиль своему работнику-водителю для повышения эффективности его основной работы и увеличения прибыли компании. А не для осуществления грузовых или пассажирских перевозок.
Внутренние распорядительные акты. Компания должна в приказах о закреплении автомобилей за работниками прописать несколько обязательных пунктов.
- Цель закрепления автомобиля за работником
- Данные о собственнике автомобиля
- За кем закрепляется машина — ФИО и должность
- Срок, на который передается авто
- Какой именно закрепляется автомобиль, тут достаточно прописать марку, модель и госномер.
Также в этом приказе следует указать ответственного за сохранность автомобиля, его техобслуживание и указать, кто будет заправлять машину — компания по топливной карте или работник с последующей компенсацией расходов от работодателя.
Работодатель может в приказе указать, что штрафы за нарушение ПДД на служебном автомобиле будут удерживаться из зарплаты работника.
Важно! Один автомобиль можно закрепить за несколькими работниками, которые будут использовать его посменно.
Кроме приказа компании следует оформить акт передачи автомобиля работнику. В нем отображаются все данные машины и ее состояние.
- Данные о собственнике автомобиля
- Полное наименование марки и модели ТС
- Регистрационный и инвентарный номера
- Год выпуска
- Номер технического паспорта (ПТС)
- Номер свидетельства о регистрации (СТС)
- Данные о типе топлива
- Показания одометра
- Данные о техническом состоянии кузов и агрегатов
- Перечень документов, передаваемых вместе с автомобилем
Также компаниям, в автопарке которых более 10 машин, следует разработать внутреннее положение об использовании корпоративных автомобилей. Оно должно содержать перечень целей, для которых машины можно использовать и условия их использования. С данным положением следует ознакомить под роспись всех сотрудников компании, которые ездят на служебных авто.
Надо ли оформлять путевые листы, если служебный автомобиль использует не водитель
Да, путевой лист должен быть в каждом автомобиле, выезжающем на дорогу. Подробно об этом мы писали недавно.
Должен ли менеджер проходить медосмотр, если он ездит на служебной машине
Да, должен. Путевой лист без отметки врача — это штрафы для собственника авто (30 000 ₽) и для того, кто им управлял на момент проверки ДПС (3 000 ₽).
Обязанность по организации предрейсовых медосмотров возложена на работодателя, он может проводить их своими силами, но тогда нужна медицинская лицензия. Либо заключить договор с медорганизацией, что потребует расходов. Подробно о том, как возможно проводить медосмотры, в том числе удаленно, мы писали в большой статье.
Правовая лазейка: можно без медосмотра и путевки
Как же быть небольшому бизнесу, у которого есть свой автопарк, но нет врача и специалиста, который бы готовил путевые листы?
В Уставе автомобильного транспорта и приказе Минтранса говорится от том, что путевые листы собственник обязан оформлять на все ТС, осуществляющие перевозки грузов и пассажиров.
Закон «О безопасности дорожного движения» в отношении предрейсовых медосмотров говорит о том, что они обязательны для водителей ТС.
То есть работники, использующие служебный автомобиль, но не занимающие должность водителя, как и факты использования ТС для нужд компании остались в серой правовой зоне. Компания может спорить с проверяющими, что менеджер — не водитель, в его должностных обязанностях и трудовом договоре не прописано, что он должен управлять автомобилем. Возможно это сработает. Но можно избежать этих споров.
Как компании закрепить авто за сотрудником и законно не заморачиваться с оформлением путевых листов и медосмотров? Заключить с работником договор об использовании служебного автомобиля в личных целях.
Для этого компания должна выпустить приказ, в котором фиксирует, что передает ТС гражданину для использования в личных целях.
Договор безвозмездного временного использования ТС (договор ссуды), находящегося в собственности компании, должен содержать условия использования.
- Срок, на который передается авто
- Ответственность за сохранность ТС
- Время и место использования
- Ответственность сторон
После заключения договора сторонам необходимо составить акт передачи автомобиля.
При этой ситуации у работника, как у физлица, отсутствует обязанность прохождения ежедневного медосмотра. Лицо, управляющее автомобилем, снимет вопрос о медосмотре и путевом листе, предъявив копию договора при проверке.
Минус использования служебных автомобилей
Это конечно штрафы, автоматически приходящие с камер. И то, что эти штрафы оформляют разные надзорные ведомства и нет единого ресурса, где можно проверить штрафы от разных организаций.
Выход есть. Это сервис Parkmon, разработанный для компаний с корпоративным автопарком. Он находит любые штрафы и помогает их оплачивать в срок и со скидкой. Посмотреть, что включают в себя ежедневные отчеты по вашему автопарку, можно на бесплатном тест-драйве.
