Использование личного автомобиля в служебных целях

Если у компании нет своего автомобиля, она может использовать личный автомобиль своего сотрудника с его согласия. Это может быть как легковой автомобиль, так и грузовой. Рассказываем, как это оформить.

Кратко. Удобно, но надо оформить договор

• Договор аренды ТС без экипажа. Но это редкость в ситуациях, когда авто арендуется у сотрудника
• Договор аренды ТС без экипажа + договор на услуги вождения и техобслуживания. Это наиболее реальный вариант
• Но есть нюансы в заключении договоров, на которые может обратить внимание налоговая

А теперь детальнее.

Плюсы для компании при использовании личного автомобиля в рабочих целях

Когда личные автомобили используют торговые представители, менеджеры по продажам, курьеры, сервисные инженеры для встреч с клиентами, а административные сотрудники и руководителям для поездок на совещания и встречи с партнёрами — это выгодно для компании.

• Бизнесу не надо заботиться об обслуживании и ремонте машин
• Не надо проводить предрейсовые медосмотры водителей. Это обязательно, если машина — в собственности компании, за нарушение штраф на юрлицо — до 50 000 ₽. Мы написали об этом отдельную статью
• Не надо проводить предрейсовые техосмотры авто. Что это и для кого обязательно читайте в нашем журнале.
• Бухгалтеру не придется начислять амортизацию на арендованный автомобиль, который не стоит на балансе
• Компания не получает штрафы за нарушение ПДД, парковки, проезд по платным трассам без оплаты.

Проверить все штрафы компании по одному запросу

Важно! Грузовик или автобус, находящийся в собственности работника компании, можно использовать для перевозок для собственных нужд компании. Но не для осуществления коммерческих перевозок.

Как оформить использование личного автомобиля для работы. Два пути

1. Заключить договор аренды. То есть работник компании будет выступать как арендодатель — сдавать авто в аренду, а работодатель как арендатор будет использовать машину для своих целей и платить арендную плату своему работнику.

Компания может арендовать личный автомобиль сотрудника с экипажем или без. Аренда ТС без экипажа оформляете в соответствии с условиями Гражданского кодекса. В этой ситуации собственник авто не управляет автомобилем и не занимается его техническим обслуживанием, это обязанности компании-арендатора.

Скачать договор аренды ТС сотрудника без экипажа в Ворде

Этот образец договора стороны могут дополнить условиями, которые необходимы с учетом специфики компании, условий эксплуатации.

Кроме автомобиля собственник должен передать арендатору и документы на него — СТС, страховой полис. Арендатору надо проверять, ограничен ли в полисе круг водителей. О размере штрафа, если в полис не вписан водитель, мы писали в статье об ОСАГО.

Передачу автомобиля и документов следует подтвердить актом. Его можно составить в произвольной форме, обязательно включив несколько пунктов.

• Согласованная стоимость автомобиля
• Пробег по одометру
• Техническое состояние по результатам техосмотра

Вместе с авто арендатору, то есть компании переходит обязанность ремонтировать автомобиль и проходить техосмотр. О том, какие штрафы за отсутствие техосмотра читайте в нашей статье.

Аренду транспортного средства с экипажем (имеется в виду — с собственником) можно оформить двумя способами.

• Заключить договор аренды ТС с экипажем, при условии что сотрудник компании дополнительно имеет статус ИП и как ИП сам нанимает механика. Ведь под экипажем подразумевается водитель и механик. Если сотрудник — не ИП, заключить такой договор нельзя, потому что он будет противоречить требованиям закона. При этом арендодатель обязан поддерживать техсостояние ТС, ремонтировать и проходить техосмотр.
• Заключить два договора: один — на аренду без экипажа, и второй — договор ГПХ с собственником на оказание услуг по управлению ТС и технической эксплуатации.

Важно! В основной должностной инструкции (или трудовом договоре) у работника компании не должно быть обязанностей управлять автомобилем, контролировать техсостояние, обслуживать и ремонтировать его. Если обязанности будут дублироваться в дополнительном договоре, то проверка ФНС или трудовой инспекции выявит необоснованные расходы и подмену трудовых отношений гражданскими.

2. Заключить допсоглашение к трудовому договору. В котором оговаривается, что работник для выполнения своих должностных обязанностей будет использовать личный автомобиль, а работодатель будет выплачивать ему компенсацию.

Размер компенсации

Размер возмещения не фиксирован в законодательстве, сумму должны определить стороны по обоюдному согласию и зафиксировать на бумаге. То есть в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Кроме суммы компенсации в договоре следует прописать порядок и сроки выплаты компенсации или сослаться на внутренний на локальный нормативный акт, регламентирующий порядок выплат.

Компенсация — это выплата работнику за использование, износ (амортизацию) принадлежащего ему личного транспорта, а также возмещение расходов, связанных с его использованием.

При соглашении сторон о размере компенсации необходимо учитывать, чтобы ее размер не противоречил условиям, оговоренным в письме Минфина. А именно — размер компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости ТС и времени его использования для служебных задач. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.

Информация для бухгалтера

Деньги, выплачиваемые работнику по договору аренды, являются его облагаемым НДФЛ доходом, с которого компания должна удержать налог и перечислить его в бюджет (п. 1 ст. 210, п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Стоимость услуг по управлению авто (в случае аренды машины с экипажем) подлежит обложению страховыми взносами, так как это договор ГПХ на оказание услуг.

В апреле 2024 года правительство увеличило нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Кстати, работу бухгалтера по оплате дорожных штрафов облегчает Parkmon — сервис для компаний с корпоративным автотранспортом. Сервис автоматически переносит реквизиты платежей в платежки, которые сразу можно загружать в банк-клиент. Любое количество штрафов и платежек — за секунды. Также Parkmon отслеживает погашение каждого штрафа в ГИС ГМП «Росказна». Попробуйте, как это работает.